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De plus en plus d’entreprises décident de recourir à l’externalisation d’une partie ou de l’ensemble de leurs activités chronophages afin d’alléger les tâches réalisées en interne. Cette stratégie outsourcing a déjà fait ses preuves auprès de nombreuses grandes entreprises, mais aussi pour les PME et TPE. C’est notamment un moyen efficace de profiter de services de qualité à moindre coût. Certes les avantages sont nombreux, mais il est aussi important de bien choisir le prestataire offshore. Voici d’ailleurs quelques informations utiles à savoir à ce propos.

Planifier les services à externaliser

En général, toutes les activités non stratégiques peuvent être externalisées. Cependant, l’idéal serait de déléguer celles qui sont chronophages. Dans tous les cas, avant de prendre une décision, il faudra notamment réfléchir sur les avantages et les opportunités obtenues en confiant telle ou telle mission à un prestataire. Dans cette optique, il faudra penser à réaliser un audit interne pour distinguer les tâches à réaliser en interne et celles qui vont être déléguées en externe.

Souvent, la plupart des services assurés par un prestataire extérieur sont surtout liés à la création et à la gestion d’un site internet. Les prestations peuvent également inclure la gestion des profils sur les réseaux sociaux ou encore l’archivage des données ou des documents. La gestion et la maintenance informatique peuvent également être réalisées par une compagnie prestataire.

Pour une démarche commerciale efficace, il est possible de confier la gestion des appels téléphoniques à un centre d’appels offshore incluant notamment l’émission et réception d’appels. En plus de cela, les tâches peuvent également inclure la gestion de la paie, la gestion des achats, la comptabilité et même la sécurité.

En vue d’assurer le bon fonctionnement des services marketing, il est envisageable de confier la saisie et le traitement de données à des professionnels externes pour éviter de nuire à la productivité des entreprises, quelle que soit leur taille.

En plus des avantages principaux de l’externalisation, les entreprises donneurs d’ordre auront la chance d’établir leur position concurrentielle et de se développer efficacement comme les grands groupes.

Comparer les différentes propositions et le coût des prestations

En vue d’externaliser certaines tâches chronophages de l’entreprise, il est aussi prudent de bien comparer les propositions de plusieurs prestataires avant de contracter. Dans certains cas, la qualité des offres ne correspond pas aux résultats attendus. C’est d’ailleurs pour cela qu’il faudra prendre le temps d’étudier chaque proposition et de les comparer si nécessaire. Cependant, cet aspect va de pair avec le coût des prestations.

Il faut dire qu’en termes d’externalisation, le coût est un élément essentiel. C’est d’ailleurs le but d’externaliser certains services, afin de faire baisser les frais. De ce fait, il faut être très attentif sur ce point. Déjà, les prix peuvent être différents d’un pays à un autre en vue d’une démarche d’outsourcing.

En faisant des recherches minutieuses sur internet, il est possible de tomber sur une longue liste de proposition à des tarifs variés. En se penchant sur le cas d’une société offshore particulière, l’idéal serait de la contacter directement et ensuite de demander des devis. Cette option permettra notamment de réduire les charges et d’optimiser davantage l’activité de l’entreprise.

Certes, l’outsourcing permet de réduire les coûts jusqu’à 60 % environ, mais il faut éviter les propositions les moins chères. Il faudra se pencher davantage sur la qualité des services, le suivi, la méthodologie, les compétences et le type de prestation proposé. Une pratique courante est surtout la régie offshore, c’est-à-dire que le prix augmente en fonction des prestations et des volumes. Mais il y a le mode forfait, c’est à dire proposer un prix et un délai.